Søg Close search

HjemGeneralforsamlingssæsonen 2023 er nært forestående

Generalforsamlingssæsonen 2023 er nært forestående.

22. december 2022

De sidste to års generalforsamlingssæsoner har været præget af COVID-19, forsamlingsforbud og restriktioner, som påvirkede måden hvorpå danske børsnoterede selskaber afholdt generalforsamling. Sæsonen 2022 var en tilbagevenden til normalen for langt de fleste C25-selskaber – i alt 16 ud af 23 danske C25-selskaber vendte tilbage til det fysiske generalforsamlingsformat, fire selskaber anvendte det hybride generalforsamlingsformat, og tre selskaber gennemførte en fuld elektronisk generalforsamling.

Vi har i dette nyhedsbrev samlet en oversigt over forhold, som vil være relevante at overveje i forbindelse med forberedelsen af den kommende generalforsamlingssæson. Som altid står medlemmerne af vores generalforsamlingsgruppe klar til en drøftelse af emnerne.

Formatet for generalforsamlingen og sikkerhed

Vi forventer, at alle tre generalforsamlingsformater fortsat vil være i spil i sæsonen 2023, men at hovedparten vil afholde fysisk generalforsamling eventuelt kombineret med webcast, og enkelte vil give mulighed for elektronisk deltagelse (hybrid eller elektronisk). For den hybride generalforsamling samt den fuldstændige elektroniske generalforsamling er det igen i år værd at overveje og være ekstra opmærksom på afviklingen og de tekniske forhold, herunder udpegning af moderator til at håndtere spørgsmål og indlæg, afholdelse af generalprøver samt hvorledes taleretten skal udfolde sig (oplæsning, chatfunktion, antal tegn, videoindlæg, telefonlinje mv.)

En række udenlandske generalforsamlinger var i sæsonen 2022 genstand for happenings, demonstrationer, optøjer og lignende fra diverse interesseorganisationer. De relevante organisationer anvendte generalforsamlingen som en platform, hvor de kunne udtrykke utilfredshed med selskabernes håndtering af særligt ESG-relaterede forhold. En række af de organisationer, som var ansvarlige for de førnævnte happening mv., er p.t. også aktive i Danmark, men har så vidt vides endnu ikke været aktive på generalforsamlingerne. Generelt er en lignende aktivisme ikke set på de danske generalforsamlinger endnu, men det er ikke utænkeligt, at det danske marked på sigt også vil blive genstand for sådanne happenings mv.

I forbindelse med forberedelsen af generalforsamlingssæsonen for 2023 er det derfor vigtigt at overveje, om selskabet er i risikozonen for at blive genstand for denne aktivisme, herunder mediedækning samt hvilke aktivister, der potentielt kan have interesse i at ramme selskabet, og hvilke spørgsmål, de typisk rejser.

Måltal og politik for underrepræsenteret køn

De nye regler for måltal træder i kraft den 1. januar 2023 og slår dermed igennem for regnskabsår, som begynder denne dato eller senere. Efter de nye regler skal bestyrelsen opstille måltal for andelen af generalforsamlingsvalgte medlemmer af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen og på selskabets øvrige ledelsesniveauer samt udarbejde en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på selskabets øvrige ledelsesniveauer. Øvrige ledelsesniveauer defineres som direktionen, personer, der organisatorisk er på samme ledelsesniveau som direktionen, og medarbejdere med personaleansvar, der refererer til direktionen.

Ovenstående gælder ikke, hvis der er en ligelig fordeling af mænd og kvinder (dvs. min. 40%), eller hvis selskabet har beskæftiget færre end 50 medarbejdere i det seneste regnskabsår.

Der skal fortsat opstilles et nyt (og højere) måltal, når selskabet har nået det seneste måltal, eller når tidshorisonten for opfyldelse er udløbet.

De nye regler ændrer heller ikke på, at der skal udarbejdes en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn, og lovforslaget er en videreførelse af gældende ret, dog således at politikken skal omfatte den nye definition af øvrige ledelseslag, jf. ovenfor.

Kravene om måltal og politik gælder for alle større selskaber, uanset om der opstilles måltal og politik på moderselskabsniveau. Det er derfor værd at tjekke, om selskabet har datterselskaber, som selv er underlagt kravene.

Fra og med årsrapporten 2023 skal selskaber inkludere en række yderligere oplysninger om diversitetstiltag, jf. årsregnskabslovens § 99 b.

Oversigt pr. balancedagen med sammenligningstal for fire forudgående regnskabsår:
Alle selskaber
  • Antal generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, herunder andel af det underrepræsenterede køn (%)
  • Antal medlemmer på øvrige ledelsesniveauer, herunder andel af det underrepræsenterede køn (%)
Selskaber der skal opstille måltal
  • Måltal for bestyrelse (%), herunder tidshorisont (årstal)
  • Måltal for øvrige ledelseslag (%), herunder tidshorisont (årstal)

 

Derudover skal selskabet i tilknytning til oversigten give en status på opfyldelsen af måltal for bestyrelsen og de øvrige ledelseslag, som blandt andet skal angive de væsentligste handlinger, som er blevet taget for at opfylde måltallet. Foruden førnævnte skal oversigten suppleres med en beskrivelse af selskabets politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på de øvrige ledelsesniveauer, herunder væsentligste indhold og væsentligste handlinger foretaget for at omsætte politik til handling. Slutteligt skal det angives, hvis der er en ligelig fordeling eller færre end 50 ansatte.

Erhvervsstyrelsen har udsendt en opdateret vejledning om de nye krav til måltal og politik for den kønsmæssige sammensætning af ledelsen og rapportering herom. Vores nyhedsbrev af 16. december 2022 om Erhvervsstyrelsens vejledning kan læses her.

Nye nominee-regler

Fra den 1. juli 2022 blev det lettere at udøve stemmeretten på aktier, der holdes gennem en nominee. Selskabslovens nye regler medfører, at en nominee ikke længere anses som fuldmægtig for aktionæren, hvorfor der ikke længere er krav om en ubrudt kæde af fuldmagter for at kunne afgive stemme på de underliggende aktier.

De nye regler giver nominees ret til at udøve stemmerettigheder på de aktier, der er registreret i dennes navn. Stemmeretten udøves på vegne af de aktionærer, som holder aktier gennem nomineen, ved direkte stemme, brevstemme eller fuldmagt. Nomineen er selv ansvarlig for, at denne handler efter udtrykkelig bemyndigelse og instruks fra aktionæren, men der er ikke fastsat formkrav for hverken bemyndigelse eller instruks. Selskabet (og dermed dirigenten) kan acceptere nomineens stemme uden at kontrollere nominees’ underliggende instruks, men har ret til – på anmodning – at få dokumenteret nominees’ berettigelse.

I 2023 må det derfor forventes, at stort set alle fuldmagter fra udenlandske aktionærer vil blive godkendt. Det kan få stor indflydelse på afstemningsresultatet særligt i selskaber med spredt ejerkreds – og dermed også en øget indflydelse fra proxy advisors.

ESG og miljø

Generalforsamlingssæsonen 2022 var præget af et fortsat stigende fokus på ESG, herunder særligt inden for miljø og imødegåelse af klimaforandringer.

ESG (Environmental, Social, Governance) tillægges stadigt stigende betydning, og – i en generalforsamlingskontekst – må selskaberne forholde sig til forventninger til ESG-mål og -rapportering i både beretningen, debatten, ved aktionærforslag og i årsrapporten. Vi må også forvente, at der ligeledes vil være øget fokus på sammenhængen mellem selskabets strategi, de fastsatte ESG-mål og ledelsens incitamentsaflønning.

Say on Climate-initiativet er begyndt at vinde indpas på europæiske generalforsamlinger. Initiativet blev lanceret i 2020 for at sætte fokus på klimaforandringer og indebærer, at selskabets klimahandlingsplan på årlig basis fremlægges til vejledende afstemning på generalforsamlingen. Generalforsamlingssæsonen 2022 var kun initiativets andet år, men hele 36 større europæiske børsnoterede selskaber havde forslag på generalforsamlingen mod kun 12 i 2021. Initiativet er genstand for kritik, fordi det kan risikere at blive en ”rubber stamping”, der reelt medfører et reduceret ansvar for ledelsen. ISS og Glass Lewis afgiver stemmeanbefalinger på “case-by-case”-basis afhængigt af den fremlagte plans indhold.

Selskaberne bliver tillige underlagt stadigt stigende krav til rapportering om ESG, herunder i forbindelse med årsrapporten og ledelsesberetningen.

Taksonomiforordningen trådte i kraft den 1. juli 2022, og selskaber skal derfor fremadrettet overholde forordningens krav i forbindelse med aflæggelse af redegørelsen for samfundsansvar. Forordningen opstiller mål for, hvornår økonomiske aktiviteter kan kategoriseres som miljømæssigt bæredygtige, herunder om de bidrager væsentligt til seks konkrete klima- og miljømål: (i) modvirkning af klimaændringer, (ii) tilpasninger til klimaændringer, (iii) bæredygtig anvendelse og beskyttelse af vand- og havressourcer, (iv) omstilling til cirkulær økonomi, (v) forebyggelse og bekæmpelse af forurening og (vi) beskyttelse af genopretning af biodiversitet og økosystemer. Målene skal suppleres af tekniske screeningskriterier, der afgør, hvornår en økonomisk aktivitet bidrager til de seks mål.

Vi forventer, at der vil være et stadigt stigende fokus på ESG for generalforsamlingssæsonen 2023 fra både institutionelle investorer og aktivistgrupper – med dertil øgede krav til selskabers forberedelse af generalforsamlingens afvikling og forberedelse af Q&A.

Skadesløsholdelse

Skadesløsholdelse af ledelsen er fortsat relevant at overveje henset til risikoen for søgsmål samt præmieforhøjelser på D&O-forsikringer.

Ledelsesmedlemmer er underlagt et erstatningsansvar, hvis de under udførelsen af deres hverv enten forsætligt eller uagtsomt har tilføjet selskabet eller aktionærer/tredjemand skade. Selskabsloven tager ikke eksplicit stilling til, om et selskab kan skadesløsholde ledelsesmedlemmer for dette erstatningsansvar, lige som selskabsloven ikke fastsætter konkrete procedurekrav til vedtagelse af skadesløsholdelsesordninger. Det forventes, at Erhvervsstyrelsen snarest vil offentliggøre en vejledning på området.

Efter generalforsamlingssæsonen 2022 har 11 ud af 23 C25-selskaber (svarende til 47,83 %) vedtaget skadesløsholdelsesbestemmelser – 7 har vedtaget ordningen separat, 2 har specifikt vedtaget ordningen sammen med en konsekvensændring af vederlagspolitikken, og 2 har godkendt en ændret vederlagspolitik uden specifikt at godkende skadesløsholdelsesordningen.

Proxy advisors

Både Institutional Shareholder Services Inc. (“ISS”) og Glass Lewis Co. (“Glass Lewis”) har udgivet opdaterede voting guidelines for 2023. De væsentligste ændringer for danske børsnoterede selskaber er følgende:

ISS

De opdaterede europæiske stemmeanbefalinger er tilgængelige her.

Aktieklasser: ISS har indarbejdet en ny anbefaling målrettet selskaber med aktieklasser, hvor de forskellige klasser er tillagt forskellige stemmerettigheder. ISS anbefaler generelt at stemme imod bestyrelsesmedlemmer eller meddelelse af decharge i disse selskaber.

Uafhængighed: ISS har præciseret anbefalingerne for, hvornår en tidligere direktør kan tiltræde bestyrelsen i samme selskab uden at blive anset som afhængig. I en sådan situation skal den 5-årige ”cooling off”-periode være udløbet, førend direktøren kan tiltræde som bestyrelsesmedlem. Overholdes kravet ikke, vil ISS anse direktøren for afhængig i hele den periode, hvor vedkommende sidder i bestyrelsen.

Glass Lewis

De opdaterede europæiske stemmeanbefalinger er tilgængelige her og de danske her.

Aktieklasser: Glass Lewis’ anbefalinger indeholder ligesom ISS nye anbefalinger vedrørende selskaber med aktieklasser med forskellige stemmerettigheder, dog kun hvor den stemmetunge klasse er unoteret. Glass Lewis vil i et sådant tilfælde anbefale en stemme imod ”governance committee chair”, som i en dansk kontekst må være bestyrelsesformanden, såfremt selskabet ikke reagerer på minoritetsaktionærers bekymringer.

Detaljerede afstemningsresultater: Glass Lewis har indarbejdet en ny stemmeanbefaling vedrørende offentliggørelse af detaljeret afstemningsresultat. Hvis selskabet ikke offentliggør detaljerede stemmeresultater, vil de anbefale en stemme imod bestyrelsesformanden (jf. ovenfor). Resultatet (vedtaget/ikke vedtaget) bliver offentliggjort i forløbsmeddelelsen, og de fleste C25-selskaber (78 %) offentliggør allerede et detaljeret afstemningsresultat. Det er dog ikke påkrævet iht. dansk ret, medmindre der afholdes egentlige afstemninger (jf. selskabslovens § 101).

Overboarding: Glass Lewis har specificeret deres retningslinjer om overboarding, således at en person er overboardet, hvis vedkommende f.eks. (i) er direktør for et børsnoteret selskab og har én yderligere bestyrelsespost i et børsnoteret selskab; (ii) er bestyrelsesmedlem (executive) i et børsnoteret selskab og har to yderligere bestyrelsesposter i børsnoterede selskaber; samt (iii) har flere end fem (non-executive) bestyrelsesposter i børsnoterede selskaber. Formandsposter tæller fortsat for to bestyrelsesposter.

Komitéen for god Selskabsledelse

Har afholdt dialogmøder med ISS og Glass Lewis i 2022 om proxy voting guidelines i forhold til komitéens Anbefalinger for god Selskabsledelse, hvilket har givet anledning til en række overvejelser. Se komitéens nyhedsbrev herom her.

Transparens: ISS og Glass Lewis opfordrer generelt til transparens om forhold, der kan have betydning for deres vurdering, herunder f.eks. om overboarding og om vederlagspolitik og -rapport stemmer overens.

Overboarding og diversitet: Selskaber kan overveje at medtage supplerende oplysninger i generalforsamlingsindkaldelsen (f.eks. vurdering fra nomineringsudvalget), såfremt måltal eller kravene til overboarding ikke er opfyldt.

Elektroniske generalforsamlinger: ISS er i gang med en undersøgelse af regelgrundlaget. Glass Lewis vil generelt ikke anbefale at stemme imod bemyndigelser til fuldstændige elektroniske generalforsamlinger under forudsætning af, at selskaberne offentliggør tilstrækkelige oplysninger om procedurer og aktionærdeltagelse. Der er en præference for hybride frem for fuldstændig elektroniske generalforsamlinger.

Huskelisten 2023

I forbindelse med den kommende sæsons generalforsamlinger bør man være særligt opmærksom på:

  1. Planlæg i god tid: Om end COVID-19 ikke længere spøger i samme omfang, er det vigtigt, at generalforsamlingens praktiske afholdelse planlægges i god tid, herunder i forhold til valg af afholdelsesform (fysisk, hybrid eller fuldt elektronisk), afholdelsessted, sikkerhedsforanstaltninger og sikring af aktionærers rettigheder. Der bør – som altid – afholdes en generalprøve for at teste teknikken mv. Vær særligt opmærksomme på risikoen for aktivisme og sørg for at drøfte håndtering af evt. happenings på forhånd.
  2. Bestyrelsessammensætning: Valg af medlemmer til bestyrelsen og bestyrelsens sammensætning som helhed må forventes fortsat at være et fokusområde i sæsonen 2023. Dette er drevet af blandt andet proxy advisors, som kæder selskabers stillingtagen til andre forhold som eksempelvis klima sammen med bestyrelsesvalg. Selskaberne bør derfor overveje, om de opfylder de fastsatte krav for bl.a. diversitet, overboarding, uafhængighed og ESG samt forberede en passende forklaring, såfremt kravene ikke opfyldes.
  3. Afstemningsresultat: Overvej om der skal udarbejdes en specificeret oversigt over afstemningsresultatet, der kan vedlægges referatet – uanset om der afholdes egentlige afstemninger.
  4. Proxy advisors: Udenlandske aktionærer vil få langt større indflydelse end tidligere på grund af de nye nominee-regler i 2023. Det betyder, at proxy advisors også må forventes at få en øget indflydelse; særligt i selskaber med spredt ejerkreds. Selskaber bør derfor være særligt opmærksom på proxy advisors anbefalinger, herunder krav om transparens, og bør overveje, om der er grund til at række ud til proxy advisors på forhånd.
  5. Indkaldelsen: Proxy advisors efterlyser en række nye oplysninger i indkaldelsen, såfremt selskabet ikke kan overholde relevante krav, herunder om overboarding og måltal. Overvej om indkaldelsen bør udbygges.
  6. Skadesløsholdelse: Skadesløsholdelse af ledelsen er et emne, der fortsat er aktuelt, da ledelsesmedlemmer oplever en betydeligt øget risiko for at blive mødt med et personligt ledelsesansvar. Det kan overvejes (hvis en sådan ikke allerede er indført), at foreslå generalforsamlingen at godkende en skadesløsholdelsesordning, som kan optages i vederlagspolitikken og evt. vedtægterne.
  7. Skærpede rapporteringskrav: Selskabet bør i den kommende sæson 2023 sørge for – udover taksonomiforordningen – at være klar til at rapportere efter de nye CSRD-standarder, da rapporteringskravene træder i kraft i 2024 og allerede skal følges ved aflæggelsen af årsrapporten for regnskabsåret 2023.

Afslutningsvist vil vi gerne benytte lejligheden til at ønske alle en glædelig jul og en god generalforsamlingssæson!

Tilmeld dig vores nyheder

Tilmeld dig Gorrissen Federspiels nyhedsservice og få faglige nyheder og invitationer til arrangementer direkte i din indbakke.

Tak for din tilmelding

Du er allerede tilmeldt