Generalforsamlingssæsonen 2022 er nært forestående

Efter fald i smittetal og ophævelse af restriktionerne henover sommeren 2021, florerer COVID-19 nu igen, og 2022-sæsonen kan næppe undgå at blive præget af restriktioner. Mange selskaber ønsker at vende tilbage til de traditionelle, fysiske generalforsamlinger, men eventuelle krav om coronapas og generelle overvejelser omkring deltagernes sundhed kan betyde, at vi i sæsonen 2022 igen må se på de virtuelle generalforsamlingsformater.

Vi har samlet en oversigt over forhold, som vil være relevante at overveje i forbindelse med forberedelsen af den kommende generalforsamlingssæson, i dette nyhedsbrev. Som altid er I velkomne til at række ud til gruppens medlemmer til en drøftelse heraf.

Elektronisk generalforsamling og best practice

I 2021 afholdte 17 C25-selskaber fuldstændig elektroniske generalforsamlinger som følge af COVID-19-restriktioner, og generelle overvejelser om smittespredning.

Med de øgede smittetal og nyligt genindførte restriktioner vil der næppe være tvivl om, at de børsnoterede selskaber også i den kommende generalforsamlingssæson vil overveje helt eller delvist elektroniske løsninger.

Efter selskabslovens regler kan bestyrelsen træffe beslutning om afholdelse af en delvis elektronisk generalforsamling. En fuldstændig elektronisk generalforsamling kræver imidlertid en generalforsamlings-beslutning, hvilket kan vedtages i form af en bemyndigelse til bestyrelsen. De fleste større selskaber opnåede en sådan bemyndigelse i forbindelse med 2021-generalforsamlingen, hvorfor de fleste større selskaber er frit stillet i valget mellem fysisk, delvist elektronisk og fuldstændig elektronisk generalforsamling i 2022.

Den elektroniske generalforsamling skal – på linje med den fysiske generalforsamling – kunne afvikles på betryggende vis. I den forbindelse er følgende værd at være opmærksom på:

• Teknik og nødplan: Selskabet skal sørge for at booke virtuel platform og streamingleverandør i god tid. Selskabet bør tillige sørge for, at der er adgang til en teknisk hotline forud for og under generalforsamlingen samt lægge en nødplan i tilfælde af tekniske problemer.
• Moderator: Selskabet bør udpege en eller flere moderatorer, som skal håndtere indkomne spørgsmål/indlæg. Det bør afstemmes mellem dirigent og moderator, i hvilken grad denne skal sortere/moderere i de indkomne spørgsmål og indlæg.
• Generalprøver: Selskabet bør afholde generalprøver med både dirigent, ledelse og moderator for at sikre, at teknikken virker (wifi, live-billede, slides og lyd). Generalprøver skal også sikre, at alle er fortrolige med tempoet, håndtering af transmissionsforsinkelser og antal pauser.
• Taleret: Selskabet bør allerede i indkaldelsen varsle aktionærerne om, at tale- og spørgeretten udøves igennem en chatfunktion, herunder beskrive chatfunktionens begrænsninger (ex. på antal tegn). Selskabet kan overveje at gøre brug af alternative indlægsformer (videoindlæg, telefonlinje, oplæsning af indlæg fra aktionærrepræsentant etc.).

For mere information om de praktiske overvejelser omkring COVID-19 og generalforsamlingen, henviser vi til tidligere nyhedsbreve her og her.

Skadesløsholdelse

Ledelsesansvaret har i det forgangne år været i fokus. Dette er blandt andet kommet til udtryk i betænkningen om skærpet ansvarsvurdering for ledelsesmedlemmer i finansielle virksomheder mv., hvori det foreslås at indføre skærpede krav til ledelserne i finansielle virksomheder.

Det øgede fokus på ledelsesansvar har medført et øget pres på markedet for D&O-forsikringer. Det er fortsat svært at tegne D&O-forsikring i det rette prisniveau og med en dækningssum, der er tilstrækkelig, henset til forretningens størrelse og risiko. Som en naturlig konsekvens heraf har flere selskaber overvejet alternative løsningsmodeller, herunder gennem skadesløsholdelsesaftaler, og det er derfor fortsat relevant at overveje mulighederne for at kunne tilbyde skadesløsholdelse af bestyrelses- og direktionsmedlemmer, der rækker videre end D&O-forsikringen.

I generalforsamlingssæsonen 2021 var beslutning om skadesløsholdelse på dagsordenen hos flere selskaber (enten konkret, som vedtægtsændring eller indirekte i vederlagspolitikken). I alt har 8 C-25 selskaber indført skadesløsholdelsesbestemmelser, og det må antages, at flere selskaber vil træffe beslutning herom i den kommende generalforsamlingssæson.

For at gøre nye aktionærer opmærksomme på tidligere generalforsamlingsbeslutninger om skadesløsholdelse anbefales det at beslutningen reflekteres, f.eks. i vederlagspolitik eller vedtægter. Bemærk at en generalforsamlingsbeslutning er påkrævet, herunder særligt hvis skadesløsholdelse skal omfatte bestyrelsen, idet bestyrelsen er inhabil i forhold til at friholde sig selv. Hvis en skadesløsholdelse optages i vedtægterne kræves kvalificeret flertal, medens simpelt flertal i øvrigt er tilstrækkeligt.

Betænkningen om skærpet ansvarsvurdering for ledelsesmedlemmer i finansielle virksomheder mv., kan findes her.

Lovforslag med fokus på udenlandske aktionærer

Erhvervsstyrelsen har sendt et lovforslag om ændring af selskabsloven i høring med frist den 17. december 2021. Formålet med lovændringen er blandt andet at forenkle praksis for udenlandske aktionærers stemmeafgivning gennem nominees.

Hvis forslaget vedtages, vil nomineen fremover kunne stemme på generalforsamlingen uden at der er krav om, at selskabet kontrollerer, at denne handler efter fuldmagt fra aktionæren. Ansvaret herfor vil påhvile nomineen. Dette initiativ er velkomment og må forventes at reducere det mangeårige stemmespild, der skyldes huller i fuldmagtsrækkefølgen fra aktionær til nominee.  Denne forbedring af aktionærdemokratiet vil primært hjælpe institutionelle udenlandske aktionærer, medens privatpersoners stemmeafgivelse over landegrænser fortsat vil være kompliceret som følge af bankernes ekspeditionsgebyrer.

Lovforslaget kan findes her, og beskrives nærmere i vores nyhedsbrev her.

Ny vejledning om vederlagspolitik og –rapport

Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en opdateret vejledning om vederlagspolitik og vederlagsrapport (version 3.0), som indeholder en række præciseringer og ændringer.

Den opdaterede vejledning kan findes her, og beskrives nærmere i vores nyhedsbrev her.

Lønoplysninger i årsrapporten

Finanstilsynet har udsendt en meddelelse om, at finansielle virksomheder ikke længere skal offentliggøre ledelsesmedlemmernes individuelle lønforhold i årsrapporten. Disse skal i stedet anføre i årsrapporten, hvor lønoplysningerne kan findes. Ændringen er begrundet i databeskyttelseshensyn og gælder alene finansielle virksomheder.

Lovændringen forventes at træde i kraft allerede den 1. januar 2022. Ændringen vil derfor have virkning for årsrapporter, der aflægges for regnskabsåret 2021.

Oplysninger om ledelsesmedlemmers løn vil fortsat skulle fremgå af vederlagsrapporten.

Finanstilsynets meddelelse kan findes her.

Taksonomiforordningen

Taksonomiforordningen, som har til formål at fremme bæredygtige investeringer, træder i kraft den 1. juli 2022. Efter forordningens regler skal alle børsnoterede selskaber fremover rapportere på, i hvilket omfang virksomhedens økonomiske aktiviteter kan kvalificeres som miljømæssigt bæredygtige. Dette skal ske som supplement til den eksisterende redegørelse om samfundsansvar i årsrapporten (enten i ledelsesberetningen eller i en separat CSR/ESG-rapport).

Forordningen opstiller en række mål for, hvornår økonomiske aktiviteter kan kategoriseres som miljømæssigt bæredygtige. Selskaber skal blandt andet rapportere på, hvorledes deres økonomiske aktiviteter bidrager til modvirkning af klimaændringer, tilpasning af klimaændringer, bæredygtig anvendelse og beskyttelse af vand- og havressourcer, omstilling til cirkulær økonomi m.fl.

Forordningen kan læses her, og forordningens krav beskrives på Finanstilsynets hjemmeside her.

Vi henviser ligeledes til vores nyhedsbrev om bæredygtig selskabsledelse her.

Kontrolpakken

Den 1. januar 2021 indførtes en ny pligt til opbevaring af selskabsdokumenter som en del af ”Kontrolpakken”, der har til formål at styrke Erhvervsstyrelsens selskabs- og regnskabskontrol. Efter de nye regler påhviler det selskabets direktion at sørge for, at et dokument, der omfattes af reglerne, opbevares på betryggende vis. Ved ”selskabsdokumenter” forstås dokumenter og bilag, som et selskab er forpligtet til at udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør af selskabsloven, og disse skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det pågældende dokument vedrører.

Overtrædelse af den nye opbevaringspligt kan straffes med bøde, og i yderste konsekvens kan Erhvervsstyrelsen kræve selskabet tvangsopløst, såfremt det findes rimeligt og proportionalt. Dette gælder både i tilfælde af manglende eller mangelfuld opbevaring, samt i tilfælde hvor selve dokumenterne er mangelfulde, eksempelvis et stiftelsesdokument som ikke er underskrevet af samtlige stiftere.

Den vedtagne lov kan findes her.

Corporate Governance

Den 2. december 2020 opdaterede Komitéen for God Selskabsledelse sine anbefalinger. Anbefalingerne kan læses her.

Anbefalingerne finder anvendelse for regnskabsår, der starter den 1. januar 2021 eller senere. Dvs. at der skal rapporteres på de opdaterede Anbefalinger i forbindelse med generalforsamlingssæsonen 2022.

De nye Anbefalinger indeholder forhold, der berører generalforsamlingen, herunder særligt:

• Dialog med aktionærer, investorer og øvrige interessenter: Komitéen anbefaler (anbefaling 1.1.1), at ledelsen er i løbende dialog med aktionærer og proxy advisors.
• Generalforsamlingen: Komitéen anbefaler (anbefaling 1.2.1), at bestyrelsen sikrer, at aktionærerne har mulighed for at overvære generalforsamlingen via webcast eller anden digital transmittering.
• Bestyrelsens sammensætning: Komitéen anbefaler (anbefaling 3.1.1-3.1.5), at bestyrelsen årligt i ledelsesberetningen og/eller på selskabets hjemmesiden oplyser om bestyrelsens kollektive og individuelle kompetencer, ligesom der skal tages højde for kontinuitet i bestyrelsen.
• Overboarding: Komitéen anbefaler (anbefaling 3.3.1), at hvert enkelt medlem af bestyrelsen og den samlede bestyrelse vurderer, hvor meget tid det er nødvendigt at bruge på bestyrelsesarbejdet med henblik på tilfredsstillende bestyrelsesarbejde.
• Vederlag: Komitéen anbefaler (anbefaling 4.1.1), at bestyrelsens og direktionens vederlag samt øvrige ansættelsesvilkår er konkurrencedygtige og forenelige med selskabets langsigtede aktionærinteresser.
• Variabel aflønning: Komitéen anbefaler (anbefaling 4.1.3), at den variable del af vederlaget underlægges en øvre grænse på tildelingstidspunktet, og at der er gennemsigtighed om den potentielle værdi på udnyttelsestidspunktet under pessimistiske, forventede og optimistiske scenarier.
• Clawback: Komitéen har specificeret og udskilt anbefalingen om clawback til en særskilt anbefaling, så det klart fremgår, at den omfatter vederlag, der efterfølgende viser sig at være enten tildelt, optjent eller udbetalt på fejlagtigt grundlag (anbefaling 4.1.6).
• Politikker: Komitéen anbefaler (anbefaling 1.4.1), at bestyrelsen godkender en politik for selskabets samfundsansvar, herunder socialt ansvar og bæredygtighed, samt at bestyrelsen løbende påser, om selskabet lever op til politikken for samfundsansvar. Derudover anbefaler Komitéen (anbefaling 1.1.2 og 1.4.2), at bestyrelsen godkender en skattepolitik og en investorpolitik, der gøres tilgængelige på selskabets hjemmeside.

Proxy advisors

Både Institutional Shareholder Services Inc. (“ISS”) og Glass Lewis Co. (“Glass Lewis”) har udgivet deres opdaterede voting guidelines for 2022. De væsentligste ændringer for danske børsnoterede selskaber er følgende:

ISS

De opdaterede europæiske stemmeanbefalinger er tilgængelige her.

• Handlingsplan for klimaovergang: ISS anbefaler at stemme fra sag til sag i relation til bestyrelsesforslag, der vedrører godkendelse af selskabets handlingsplan for klimaovergang (”climate transition action plan”). ISS fremhæver en række forhold, som der bør lægges vægt på ved vurderingen, herunder bl.a. i hvilket omfang planen efterlever Task Force on Climate-related Financial Disclosures (”TCFD”) anbefalinger og øvrige markedsstandarder, samt hvordan selskabets mål og resultater ser ud sammenlignet med andre selskaber i samme branche.
• Offentliggørelse af klimarapport: ISS anbefaler at stemme fra sag til sag i relation til aktionærforslag vedrørende offentliggørelse af rapport om CO₂-udledningsniveauer og reduceringsmål og/eller selskabets kommende/godkendte handlingsplan for klimaovergang, samt at aktionærerne skal have mulighed for at udtrykke deres holdning til planen.
• Klimaansvarlighed: ISS vil anbefale at stemme ”imod” bestyrelsesmedlemmer eller ethvert andet relevant afstemningspunkt i selskaber, som udleder meget CO₂, og hvor ISS vurderer, at selskabet ikke har taget de nødvendige skridt for at begrænse risici relateret til klimaforandringer. Som minimum skal selskaberne offentliggøre klima-relaterede risici ved anvendelse af anbefalingerne fra TCFD samt ved at sættes mål for selskabets reducering af CO₂-udledning. Selskabets mål skal dække over en betydelig andel af selskabets direkte CO₂-udledning. ISS har tilkendegivet at forventninger til målene for selskabernes reducering af CO₂-udledning vil være stigende de kommende år.
• Fravigelse af vederlagspolitikken: ISS bemærker, at mange selskaber har midlertidigt fraveget deres vederlagspolitik. En fravigelse kan kun ske under særlige omstændigheder, og forudsat, at vederlagspolitikken indeholder en beskrivelse af de proceduremæssige betingelser samt specificerer de elementer, som kan fraviges. Særlige omstændigheder foreligger kun, når en fravigelse er nødvendig for at tjene selskabets langsigtede interesser. ISS vil fremover tage højde for tilstedeværelsen af og vilkårene for fravigelsesbestemmelsen, når de vurderer vederlagspolitikken. ISS forventer, at vederlagspolitikken klart definerer og afgrænser ethvert element (f.eks. basisløn, STI og LI) som kan fraviges, og i hvilket omfang de kan fraviges (f.eks. begrænsninger og vægtning).
• Vederlagspolitik- og rapport (medarbejderløn): ISS har tydeliggjort, at selskaber skal offentliggøre information om gennemsnitsløn for medarbejdere således, at data kan sammenlignes med bestyrelsens aflønning.
• Vederlagspolitik- og rapport (ESG-kriterier): ISS har opdateret deres forventninger til incitamentsaflønning, herunder præciseret at selskaberne skal sikre, at der er en klar sammenhæng mellem selskabets resultater og variable incitamenter i aflønningen. ISS har således specificeret, at både finansielle og ikke-finansielle kriterier, inklusive ESG-kriterier, er relevante, så længe de tildeles på baggrund af effektive præstationer, der stemmer overens med selskabets formål, strategi og lignende parametre.

Glass Lewis

De opdaterede europæiske stemmeanbefalinger er tilgængelige her og de danske her.

• Længst siddende medlemmer: Glass Lewis vil overveje at anbefale at stemme ”imod” genvalg af de længst siddende medlemmer, hvor Glass Lewis i forvejen anbefaler at stemme ”imod” formanden for et udvalg, hvis selskabet enten ikke har udpeget en formand eller denne ikke er på valg. Glass Lewis vil i disse tilfælde overveje at anbefale at stemme ”imod” det medlem af udvalget, som har siddet i udvalget, alternativt bestyrelsen, i længst tid. Er der flere længst siddende medlemmer i udvalget, vil Glass Lewis overveje at anbefale at stemme imod begge (eller alle) disse.
• Kompetencer i revisionsudvalg: Glass Lewis vil overveje at anbefale at stemme ”imod” genvalg af revisionsudvalgets formand og/eller andre medlemmer, hvis det ikke har været muligt at konkludere, at mindst ét medlem har faglige kompetencer inden for bogføring eller regnskabsføring.
• Tilsyn med miljømæssige og sociale risici: Glass Lewis vil generelt anbefale at stemme ”imod” genvalg af formanden for ledelsesudvalget (eller tilsvarende) i selskaber i OMX Nordic 40-indekset, hvis selskabet ikke tydeligt har offentliggjort oplysninger om bestyrelsens rolle i at føre tilsyn med væsentlige miljømæssige og sociale risici.
• Bestyrelsens lydhørhed: Glass Lewis har indskærpet og uddybet, at de forventer, at bestyrelsen er lydhør, når over 20 % er ”imod” et forslag, som er støttet af bestyrelsen. Dette inkluderer tilfælde, hvor 20 % eller mere afholder sig fra at stemme eller stemmer imod (i) en bestyrelseskandidat eller (ii) et bestyrelses- eller aktionærforslag. I grove tilfælde vil Glass Lewis overveje at anbefale at stemme ”imod” formænd og udvalgsmedlemmer eller godkendelse af regnskabet.
• Bestyrelsens sammensætning: Glass Lewis vil overveje at anbefale at stemme ”imod” formanden for nomineringsudvalget, hvis bestyrelsen har undladt at adressere væsentlige forhold vedrørende sammensætningen af kompetencer og erfaring blandt (”non-executive”) bestyrelsesmedlemmer. I ekstreme tilfælde, hvor et større selskab ikke har offentliggjort tilstrækkelige oplysninger til at vurdere siddende bestyrelsesmedlemmer og kandidaters kompetencer og erfaring, vil Glass Lewis også overveje at anbefale at stemme ”imod” formanden for nomineringsudvalget.

I tillæg hertil har Glass Lewis opdateret sine retningslinjer for vurderingen af ESG-relaterede forslag (de er tilgængelige her).

Huskelisten 2022

I forbindelse med den kommende sæsons generalforsamlinger bør man være særligt opmærksom på:

1. Planlæg i god tid: Generalforsamlingens praktiske afholdelse bør planlægges i god tid – såvel afholdelsesform (fysisk, delvist eller fuldt elektronisk), afholdelsessted (mulighed for opdeling) og sikring af aktionærrettigheder (webcast, afstemning, spørgsmål m.m.). Generelt bør selskaberne have en plan A og B for at kunne sikre en smidig afvikling samt håndtere eventuelle nye myndighedstiltag på grund af COVID-19. Afhold generalprøve for at teste teknikken.
2. Elektronik: Det kan overvejes at inkludere bemyndigelse om elektronisk generalforsamling i vedtægterne (hvis ikke det allerede er sket).
3. Skadesløsholdelse: Det kan overvejes at vedtage bestemmelser om skadesløsholdelse og optage disse i vederlagspolitikken og/eller vedtægterne.
4. Proxy advisors og ESG: På baggrund af den stigende brug af proxy advisors er det fortsat vigtigt at forholde sig til de såkaldte ’voting recommendation guidelines’ ved udarbejdelsen af indkaldelsen. Bemærk at proxy advisors har et øget fokus på ESG, og at Glass Lewis – som nævnt ovenfor – vil stemme imod formanden for bestyrelsen (eller det relevante ledelsesudvalg), hvis ikke der gives udtrykkelige oplysninger om bestyrelsens tilsyn med ESG forhold.
5. Nyt indberetningssystem hos Finanstilsynet: Den 1. december 2021 lancerede Finanstilsynet et nyt indberetningssystem, OAM. Fremover skal alle indberetninger af selskabsmeddelelser og andre lovpligtige oplysninger til Finanstilsynet ske gennem OAM. Vær opmærksom på, at det nye system kræver, at der er oprettet en teknisk fuldmagt mellem selskabet og dets advokat, førend at advokaten kan indberette på selskabets vegne. Husk derfor at give din advokat fuldmagt.
6. Dataetik: Store virksomheder, som har en politik for dataetik, skal supplere ledelsesberetningen med en redegørelse for virksomhedens politik for dataetik. Har virksomheden ikke en sådan politik, skal ledelsesberetningen indeholde en forklaring af baggrunden herfor. Kravet gælder fra regnskabsår, der begynder 1. januar 2021, og skal derfor tages i betragtning ved aflæggelse af årsrapporten forud for generalforsamlingerne i 2022.

Afslutningsvist vil vi gerne benytte lejligheden til at ønske alle en glædelig jul og en god generalforsamlingssæson!