Søg
Erhvervsministeren har udstedt bekendtgørelse nr. 393 af 7. april 2020 om midlertidig fravigelse af virksomheders pligter på selskabs- og regnskabsområdet i forbindelse med COVID-19 (”Bekendtgørelsen”). Bekendtgørelsen træder i kraft den 8. april 2020 og ophører automatisk den 1. januar 2021.
Bekendtgørelsen kan læses her.
Bekendtgørelsen forlænger fristen for indsendelse af årsrapport og afholdelse af generalforsamling samt en række dertil knyttede frister. Bekendtgørelsen erstatter den tidligere fristforlængelse på 8 uger (Bekendtgørelse nr. 223 af 17. marts 2020 om fravigelse af privates pligter over for det offentlige på Erhvervsministeriets område (”Fristbekendtgørelsen”)).
Den nye Bekendtgørelse får betydning for de selskaber, som endnu ikke har afholdt generalforsamling og indsendt årsrapport til Erhvervsstyrelsen, eller som har påbegyndt en fusion, spaltning eller regnskabsårsomlægning i 2019/2020.
Vi har i dette nyhedsbrev samlet en oversigt over Bekendtgørelsens fristforlængelser og betydningen for de generalforsamlinger, der endnu ikke er afholdt, herunder praktiske forhold ved indkaldelse og planlægning af generalforsamlinger inden for fristerne.
Årsrapporten skal efter de gældende regler for børsnoterede selskaber[1] indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning og senest 5 måneder efter for ikke-noterede selskaber og andre erhvervsdrivende virksomheder.
Med Bekendtgørelsen udskydes årsregnskabslovens frist for indsendelse af årsrapport til Erhvervsstyrelsen med 3 måneder, dvs. til den 31. juli 2020 for børsnoterede selskaber med kalenderåret som regnskabsår og til den 31. august 2020 for andre selskaber og virksomheder med kalenderåret som regnskabsår.
Fristforlængelsen gælder både børsnoterede selskaber, ikke-noterede selskaber og andre virksomheder med regnskabsår, der afsluttes i perioden fra den 31. oktober 2019 til og med den 30. april 2020. Bekendtgørelsen gælder tilsvarende for filialer af udenlandske virksomheder, der i medfør af årsregnskabsloven skal indsende den udenlandske virksomheds årsrapport til Erhvervsstyrelsen.
Hvis forsamlingsforbuddet vedvarer, udskydes fristen yderligere. I så fald skal virksomheder indsende årsrapporten senest 8 uger efter forsamlingsforbuddets ophør. Fristforlængelsen forudsætter, (i) at forsamlingsforbuddet stadig består ved udløbet af den forlængede frist for indsendelse af årsrapporten (dvs. hhv. 31. juli 2020 eller 31. august 2020), og (ii) at selskaberne ikke har været i stand til at afholde generalforsamling inden fristens udløb. En sådan udskydelse kræver særskilt meddelelse til Erhvervsstyrelsen (indberet@erst.dk) senest den 31. juli 2020 for børsnoterede selskaber (senest den 31. august 2020 for andre selskaber og virksomheder).
Bekendtgørelsen medfører, at fristen for afholdelse af den ordinære generalforsamling udskydes på tilsvarende vis – dvs. børsnoterede selskaber senest skal afholde ordinær generalforsamling den 31. juli 2020 (ikke-noterede selskaber senest den 31. august 2020), medmindre fristen udskydes yderligere, jf. ovenfor.
Fristforlængelsen gælder uanset en eventuel vedtægtsbestemmelse om kortere frister for afholdelse af den ordinære generalforsamling eller vedrørende indsendelse af årsrapport til Erhvervsstyrelsen.
Børsnoterede selskaber skal senest 8 uger før den påtænkte afholdelse af den ordinære generalforsamling offentliggøre datoen for afholdelse af generalforsamlingen og datoen for den seneste fremsættelse af krav om optagelse af et bestemt emne på dagsordenen (aktionærforslag), jf. selskabslovens § 90, stk. 3, medmindre begge tidspunkter fremgår af vedtægterne.
Fremsættes et aktionærforslag senest 6 uger før generalforsamlingen, har en aktionær i både børsnoterede og ikke-noterede aktieselskaber ret til at få forslaget optaget på dagsordenen, jf. selskabslovens § 90, stk. 2. Modtages forslaget senere afgør bestyrelsen, om det er fremsat i så god tid, at forslaget kan optages på dagsordenen, jf. selskabslovens § 90, stk. 2. Forslaget skal kun optages, hvis det er praktisk muligt. Hvorvidt dette er tilfældet afhænger af, hvor langt i processen selskabet er med generalforsamlingens forberedelse, herunder om det forberedte materiale fortsat kan ændres.
Hverken selskabsloven eller den daværende Fristbekendtgørelse indeholder hjemmel til, at selskaberne kan fravige fristerne i selskabslovens § 90, stk. 2 og stk. 3.
Den nye Bekendtgørelse gør det muligt at fravige fristerne, når selskabets aktionærer har haft ”rimelig mulighed” for at få emner optaget på dagsordenen. Bekendtgørelsen muliggør derved, at selskaber kan indkalde til generalforsamling med 3 til 5 ugers varsel (2 til 4 uger for ikke-noterede selskaber) uden at skulle iagttage fristerne i selskabslovens § 90, stk. 2 og 3, forudsat at bestyrelsen vurderer, at aktionærerne har haft rimelig mulighed for at få emner optaget på dagsordenen.
Det fremgår ikke, hvornår aktionærerne må antages at have haft ”rimelig mulighed”, og der er dermed tillagt bestyrelsen et vist skøn ved vurderingen heraf. Det fremgår dog af Bekendtgørelsen, at såfremt selskaberne tidligere i år har indkaldt til generalforsamling – og dermed opfyldt fristerne i selskabslovens § 90, stk. 2 og stk. 3 – men generalforsamlingen aflyses, så vil bestyrelsen i forbindelse med indkaldelse til den nye generalforsamling være berettiget til at se bort fra fristerne i selskabslovens § 90, stk. 2 og stk. 3. Det må tillige antages at være opfyldt, hvis selskabet tidligere har offentliggjort fristerne til en tidligere ordinær generalforsamling i 2020 – uanset at denne generalforsamling ikke blev indkaldt.
Selskabslovens § 77, stk. 2, tillader, at selskaber kan afholde fuldstændig elektronisk generalforsamling (dvs. uden fysisk møde), men kun hvis selskabets vedtægter indeholder bestemmelser herom. Såfremt vedtægterne ikke indeholder en sådan bestemmelse, vil selskabet ikke kunne afholde generalforsamlingen fuldstændig elektronisk.
Med Bekendtgørelsen indføres en mulighed for, at generalforsamlinger, der afholdes senest 8 uger efter forsamlingsforbuddets ophør, kan afholdes fuldstændigt elektronisk, uanset at selskabets vedtægter ikke giver mulighed herfor.
Indkaldelsen skal i så fald angive, hvordan deltagerne kan tilmelde sig og fremgangsmåden for den elektroniske deltagelse. Såfremt indkaldelsen allerede er udsendt, men ikke indeholder mulighed for fuldstændig elektronisk generalforsamling, vil der (i) frem til det seneste tidspunkt for indkaldelse til generalforsamlingen eller (ii) ved at aflyse generalforsamlingen og genindkalde, kunne udsendes ny indkaldelse med angivelse af, at generalforsamlingen afholdes som fuldstændig elektronisk generalforsamling i overensstemmelse med Bekendtgørelsens regler herom.
Man bør undersøge mulighederne for at afvikle en fuldstændig elektronisk generalforsamling i god tid forud for selve generalforsamlingen. Der er kun få tekniske løsninger på markedet, og i Danmark ses de kun sjældent anvendt i praksis. Det er væsentligt at sikre sig, at generalforsamlingen kan afvikles forsvarligt, herunder at der er behørig sikkerhed omkring adgang, samt at aktionærerne kan udøve samtlige deres rettigheder, herunder stemme og stille spørgsmål. I praksis forventer vi, at selskaberne vil forsætte med fysiske generalforsamlinger med opfordring til aktionærer om ikke at møde op mod til gengæld at brevstemme eller meddele fuldmagt inden generalforsamlingen samt eventuelt adgang til webcast.
For allerede indkaldte, men aflyste, generalforsamlinger opstår spørgsmålet, om modtagne fuldmagter og brevstemmer kan overføres til den nye generalforsamling, såfremt dagsordenen for den nye generalforsamling i det væsentligste har samme indhold som dagsordenen for den oprindelige generalforsamling.
Brevstemmer er afgivet til brug for den pågældende generalforsamling og kan ikke overføres eller tilbagekaldes.
Tilsvarende må anses at gælde for fuldmagter, der er målrettet på den konkrete generalforsamling, hvorimod generelle fuldmagter, der eksempelvis er meddelt en administrator også vil gælde for en nyindkaldt generalforsamling.
For de fleste selskaber betyder det, at fuldmagter afgivet på selskabets fuldmagtsblanket til brug for den oprindelige generalforsamling, bortfalder, da disse typisk angiver en bestemt dato og dermed en konkret generalforsamling. Har de enkelte aktionærer derimod udstedt generelle fuldmagter uden at angive en bestemt dato eller en bestemt generalforsamling, vil disse kunne anvendes ved den nye generalforsamling, såfremt fuldmagterne dækker dagsordenen for den nye generalforsamling.
En fusion eller spaltning skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen senest ved udløbet af fristen for indberetning af den årsrapport, hvori tidspunktet for fusionen/spaltningens regnskabsmæssige virkning indgår, dog senest 1 år efter Erhvervsstyrelsens offentliggørelse af modtagelsen af oplysninger om den påtænkte fusion/spaltning, jf. selskabslovens § 251, stk. 2, og § 269, stk. 2.
Med Bekendtgørelsen udskydes denne frist til 8 uger efter forsamlingsforbuddets ophør.
Tilsvarende gælder for anmeldelse af grænseoverskridende fusioner, spaltninger og flytning af hjemsted i henhold til selskabslovens § 288, stk. 2, § 308, stk. 2, og § 318 l, stk. 2.
En beslutning om omlægning af regnskabsår skal være modtaget af Erhvervsstyrelsen senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning for børsnoterede selskaber, jf. årsregnskabslovens § 15, stk. 4, dog senest 4 måneder efter omlægningsperiodens udløb og senest 5 måneder efter for ikke-noterede selskaber og andre virksomheder.
Med Bekendtgørelsen udskydes denne frist med 3 måneder, dvs. til og med den 31. juli 2020 for børsnoterede selskaber med kalenderåret som regnskabsår og den 31. august 2020 for andre selskaber og virksomheder med kalenderåret som regnskabsår.
Bestemmelsen gælder for regnskabsår, der afsluttes i perioden fra den 31. oktober 2019 til og med den 30. april 2020.
[1] Det bemærkes i den forbindelse, at Nasdaq Copenhagens nye fælles nordiske regler for udstedere af aktier på det regulerede marked, der træder i kraft 1. maj 2020, ændrer fristen for offentliggørelse af årsregnskabet til markedet fra 3 måneder (for revideret regnskaber) og 2 måneder (for ikke-revideret regnskaber) til hurtigst muligt og senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning.