COVID-19 og elektronisk generalforsamling
Forsamlingsbegrænsninger og COVID-19 tvang de børsnoterede selskaber til at tænke nye – og mere elektroniske – veje i forbindelse med afholdelse af generalforsamlingerne i 2020.
Selskabsloven giver bestyrelsen mulighed for at træffe beslutning om afholdelse af en delvis elektronisk generalforsamling. En fuldstændig elektronisk generalforsamling kræver derimod en generalforsamlingsbeslutning, eventuelt i form af en bemyndigelse til bestyrelsen.
På grund af pandemien blev der udstedt en bekendtgørelse, hvorunder det har været muligt at afholde fuldstændig elektroniske generalforsamlinger på trods af evt. vedtægtskrav om fysisk generalforsamling og selskabslovens regler indtil den 31. december 2020 (solnedgangsklausulen).
Den 11. november 2020 blev der fremsat et lovforslag, der forlænger muligheden for at afholde fuldstændig eller delvist elektroniske generalforsamlinger indtil 31. december 2021, under forudsætning af, at selskabets ledelse anser det for umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at gennemføre generalforsamlingen fysisk som direkte eller indirekte konsekvens af COVID-19. Det er ikke nærmere angivet, hvad der forstås ved umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt, men det fremgår klart, at der primært tænkes på forsamlingsforbuddet. Lovforslaget tredjebehandles den 17. december 2020.
Såfremt generalforsamlingen afholdes helt eller delvist elektronisk, er det bestyrelsen, der er ansvarlig for, at generalforsamlingen kan afvikles elektronisk på betryggende vis i henhold til selskabslovens krav. Det vil blandt andet sige, at systemet skal give aktionærerne mulighed for at udøve samtlige rettigheder elektronisk, herunder stemme, tage ordet, stille spørgsmål og møde ved fuldmægtig og med rådgiver. Ligeledes stilles der særlige krav til generalforsamlingsindkaldelsen.
Skadesløsholdelse
Mange oplever, at det er blevet sværere at tegne D&O-forsikring i det rette prisniveau på forsikringsvilkår og med en dækningssum, der er tilstrækkelige henset til forretningens størrelse og risikoprofil.
Det er derfor relevant at overveje mulighederne for at kunne tilbyde skadesløsholdelse af bestyrelsesmedlemmer og direktionsmedlemmer, der rækker videre end den dækningssum, selskabet har kunnet opnå ved D&O-forsikringen. I generalforsamlingssæsonen 2020 var beslutning om skadesløsholdelse på dagsordenen hos flere selskaber (enten konkret, som vedtægtsændring eller indirekte i vederlagspolitikken) – og det forventes at flere vælger at gøre noget tilsvarende i 2021.
For at gøre nye aktionærer opmærksomme på tidligere generalforsamlingsbeslutninger om skadesløsholdelse kan generalforsamlingen beslutte at indsætte en bestemmelse i vedtægterne, der angiver rammerne for beslutningen. Dette er ikke et krav, men det kan øge gennemsigtigheden over for nye aktionærer, der ikke har taget del i beslutningen. En række selskaber har endvidere valgt at reflektere beslutningen i vederlagspolitikken. Bemærk at det kræver en generalforsamlingsbeslutning, såfremt en skadesløsholdelse skal omfatte bestyrelsen, idet bestyrelsen er inhabil i forhold til at give sig selv en friholdelse.
Proxy advisor voting guidelines
Både Institutional Shareholder Services Inc. (“ISS”) og Glass Lewis Co. (“Glass Lewis”) har udgivet deres opdaterede voting guidelines for 2021. De væsentligste ændringer for danske børsnoterede selskaber er følgende:
ISS
De opdaterede stemmeanbefalinger er tilgængelige her.
- Diversitet: ISS vil generelt anbefale at stemme ”imod” formanden for nomineringskomiteen (eller øvrige bestyrelsesmedlemmer, hvor det er relevant), hvis andelen af det underrepræsenterede køn udgør mindre end 30 procent af bestyrelsen (bredt ejet selskab), eller hvis begge køn ikke er repræsenteret i bestyrelsen (andre selskaber). Opdateringen træder først i kraft for sæsonen 2022.
- Overboarding: ISS udvider deres nuværende politik for ”overboarding” til at gælde alle selskaber. Reglen er fortsat, at ethvert bestyrelsesmedlem, der besidder mere end fem poster, betragtes som ”overboardet”. Ved beregningen tæller bestyrelsesposter som én post, en formandspost tæller to, og en stilling som administrerende direktør (eller en lignende) tæller tre.
- ESG: ISS vil under ekstraordinære omstændigheder overveje at anbefale aktionærer at stemme ”imod” enkelte bestyrelsesmedlemmer ved væsentlige mangler i tilsyn med miljø-, klima- og sociale forhold.
- Vederlagskomite: ISS udvider deres nuværende politik for uafhængighed i vederlagskomiteen til at gælde for alle selskaber. ISS anbefaler at stemme ”imod” valg af ikke-uafhængige medlemmer af vederlagskomiteen, hvis (i) mindre end 50 procent af vederlagskomiteens medlemmer, som er valgt af aktionærerne vil være uafhængige, eller (ii) mindre end 30 procent af vederlagskomiteens medlemmer vil være uafhængige.
- Valgperiode: ISS vil generelt anbefale aktionærer at stemme ”imod” valg af bestyrelsesmedlemmer, hvis valgperioden ikke oplyses.
- Vederlagsrapport: ISS har opdateret deres forventninger til indholdet af vederlagsrapporten i overensstemmelse med kravene i SRD II, Kommissionens retningslinjer for præsentation af vederlagsrapporten og generelt til forventningerne fra investeringssamfundet. Umiddelbart går forventningerne ikke videre end det, der p.t. kræves af danske selskaber.
Glass Lewis
De opdaterede europæiske stemmeanbefalinger er tilgængelige her og de danske her.
- Diversitet: Glass Lewis vil generelt anbefale at stemme ”imod” formanden for nomineringskomiteen eller et (nyt) bestyrelsesmedlem, såfremt bestyrelsen kun består af medlemmer af samme køn. Fra 2022 forventes det, at der i bestyrelserne for alle OMX Nordic 120-selskaber er mindst 30 procent af hvert køn repræsenteret. Glass Lewis vil overveje at anbefale at stemme ”imod” formanden for nomineringskomiteen i særligt grove tilfælde, hvor bestyrelsen ikke på tilfredsstillende vis har håndteret bekymringer om diversitetsudfordringer på ledelsesniveau eller i selskabet.
- ESG: I særligt grove tilfælde, hvor en bestyrelse ikke har reageret på legitime bekymringer om selskabets forvaltning af deres ansatte, vil Glass Lewis overveje at anbefale at stemme ”imod” formanden for den komité, der har til opgave at føre tilsyn med selskabets governance eller formanden. Fra 2021 vil Glass Lewis notere, om bestyrelser for selskaber noteret på større europæiske ”Blue Chip”-indeks ikke klart oplyser om deres tilsyn med miljømæssige og/eller sociale forhold. Fra 2022 vil Glass Lewis generelt anbefale at stemme ”imod” formanden, hvis der ikke gives udtrykkelige oplysninger om bestyrelsens rolle i tilsyn med disse forhold.
- ESG (aktionærforslag): Glass Lewis vil generelt anbefale at stemme for aktionærforslag, der forsøger at forbedre ledelsesstrukturer eller fremme relevant disclosure. Aktionærforslag vil blive vurderet i lyset af økonomisk væsentlighed.
- Elektroniske generalforsamlinger: Glass Lewis vil generelt anbefale at stemme for forslag, der letter aktionærers deltagelse i elektroniske generalforsamlinger, såfremt der fastlægges og offentliggøres klare procedurer, der sikrer, at aktionærerne effektivt kan deltage og kommunikere med selskabets ledelse.
- Aldersgrænser: Glass Lewis anbefaler ikke længere at stemme imod forslag om alders- eller valgperiodebegrænsninger, der er i overensstemmelse med gældende markedspraksis. Eventuelle begrænsninger skal dog anvendes ens for alle medlemmer.
- Vederlagskomite: Glass Lewis forventer, at vederlagskomiteen har tilstrækkelige beføjelse til at sikre, at vederlæggelsen alignes med selskabets performance. Hvis ikke, vil de anbefale at stemme imod vederlagsrapporten.
- Vederlagspolitik: Glass Lewis vil anbefale at stemme imod, hvis ledelsens vederlag stiger væsentligt mere end ansattes lønstigninger.
- Anti-takeover: Glass Lewis vil overveje at anbefale at stemme for aktieemissioner i forbindelse med et overtagelsestilbud (en såkaldt ”poison pill”), hvor forslaget er begrænset i tid og omfang for at nå et bestemt mål (f.eks. gennemførelse af en vigtig transaktion) eller under andre ekstraordinære omstændigheder.
I tillæg hertil har Glass Lewis opdateret sine retningslinjer for vurderingen af ESG-relaterede forslag (de er tilgængelige her).
Anbefalinger for god Selskabsledelse
Komiteen offentliggjorde den 1. december 2020 nye Anbefalinger for god Selskabsledelse, der træder i kraft for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2021 eller senere.
Nedenfor er en kort oversigt over ændringer relateret til generalforsamlingen.
- Anbefaling 1.1.1. – Dialog med aktionærer, investorer og øvrige interessenter: Ledelsen kan – ud over den løbende dialog med aktionærer, investorer og øvrige interessenter – overveje også at søge dialog med eksempelvis proxy advisors.
- Anbefaling 1.2.1. – Generalforsamlingen: Aktionærer skal have mulighed for – forud for eller på generalforsamlingen – at stemme og stille spørgsmål til ledelsen. Derudover anbefales det, at aktionærer får mulighed for at overvære generalforsamlingen via webcast eller anden digital transmittering. Anbefalingen medfører ikke, at selskaber skal overveje elektronisk generalforsamling.
- Anbefaling 3.1.1-3.1.5 – Bestyrelsens sammensætning: Bestyrelsen bør årligt i ledelsesberetningen og/eller på selskabets hjemmeside oplyse om bestyrelsens kollektive og individuelle kompetencer og om selskabets mangfoldighedspolitik. Det er præciseret, at mangfoldighed også indeholder uddannelses- og erhvervsmæssig baggrund. Bestyrelsen bør tage højde for behovet for kontinuitet ved udvælgelse af kandidater, ligesom et fratrædende direktionsmedlem ikke bør indtræde direkte i bestyrelsen (tidligere angik denne anbefaling kun tiltræden som bestyrelsesformand eller –næstformand).
- Anbefaling 3.3.1. – Overboarding: Både det enkelte medlem og den samlede bestyrelse bør vurdere, hvor meget tid det er nødvendigt at bruge på bestyrelsesarbejdet for at sikre, at det enkelte medlem har fornødent tid til at passe sit bestyrelseshverv tilfredsstillende.
- Anbefaling 3.5 – Bestyrelsesevaluering: Der er nu fastsat en række minimumskrav til evalueringen. Bestyrelsen bør ikke blot evaluere samarbejdet mellem bestyrelsen og direktionen, men også det interne samarbejde i bestyrelsen, og resultatet bør drøftes i bestyrelsen. Medlemmernes forberedelse og aktive deltagelse i bestyrelsesmøderne bør indgå i evalueringen. Processen for evalueringen samt evalueringens overordnede konklusioner bør omtales både i ledelsesberetningen, på selskabets hjemmeside samt på selskabets generalforsamling.
- Anbefaling 4.1.1. – Sammensætning af vederlag: Bestyrelsens og direktionens vederlag samt øvrige ansættelsesvilkår bør være konkurrencedygtigt og foreneligt med selskabets langsigtede aktionærinteresser. I kommentaren fremhæves vigtigheden af, at bestyrelsen foretager den rette afvejning mellem at undgå for høje vederlagspakker og samtidig at kunne tiltrække de rette kompetencer, hvilket bør begrundes i vederlagsrapporten.
- Anbefaling 4.1.3. – Øvre grænse for variabel aflønning: Der bør fastsættes en øvre grænse for den variable del af vederlaget på tildelingstidspunktet, og at der er gennemsigtighed om den potentielle værdi på udnyttelsestidspunktet under såvel pessimistiske, forventede og optimistiske scenarier. De potentielle udnyttelsesværdier kan eksempelvis indeholdes i vederlagsrapporten i forbindelse med den årlige rapportering vedrørende aktiebaseret aflønning.
- Anbefaling 4.1.6. – Clawback: Anbefalingen om muligheden for clawback er specificeret, så det nu klart fremgår, at den omfatter vederlag, der efterfølgende viser sig at være enten tildelt, optjent eller udbetalt på fejlagtigt grundlag. Herudover anbefales det nu, at muligheden for clawback også bør omfatte situationer, hvor modtageren var i ond tro om forhold, som medførte udbetaling af et for højt variabelt vederlag. Det vil være relevant at overveje, om dette giver anledning til justering af vederlagspolitikken eller nye ledelseskontrakter.
Det bør overvejes, om ændringerne vedrørende loft for variabel aflønning (4.1.3) og clawback (4.1.6) giver anledning til opdatering af vederlagspolitikken, vederlagsrapporten eller i de underliggende kontrakter. Mange selskaber vil allerede opfylde en del af disse justeringer i praksis.
Derudover er det værd at bemærke, at der blandt andet også er kommet nye anbefalinger om politik for samfundsansvar (anbefaling 1.4.1.) og skattepolitik (anbefaling 1.4.2.), ligesom bestyrelsen bør forholde sig til selskabets ’purpose’ (anbefaling 2.1.1.).
Der skal første gang rapporteres på de opdaterede anbefalinger i forbindelse med offentliggørelse af årsrapporten i 2022. Det nye rapporteringsskema kan findes her.
Identifikation, transmission og aktionærrettigheder (SRDII)
Aktionærrettighedsdirektivets anden del trådte i kraft den 3. september 2020.
Identifikation af aktionærer
Udenlandske aktionærers beholdninger vil ofte være holdt i samledepoter via en nominee (depot-bank), med nomineens navn registreret i ejerbogen, og selskabet kender derfor ikke identiteten på de bagvedliggende aktionærer. Selskaber har nu ret til at anmode om en række oplysninger om identiteten på deres aktionærer. P.t. er der dog ikke en udbyder, der tilbyder at indsamle og omskrive input til en læsbar rapport for selskaberne, hvorfor retten endnu ikke anvendt i praksis. Der mangler også prisfastsættelse for ydelsen.
Transmission af oplysninger
Selskaber skal – via aktieudstedende institut – meddele formidlere de oplysninger, som selskabet er forpligtet til at give aktionærerne, herunder f.eks. indkaldelse til generalforsamlinger. Formidlerne skal hurtigst muligt derefter formidle oplysningerne mellem selskabet og aktionæren, således at aktionæren sættes i stand til at udøve sine aktionærrettigheder. Hvis der er flere formidlere i en ’formidler-kæde’ mellem udsteder og aktionær, skal informationen hurtigst muligt videregives fra formidler til formidler.
Stemmebekræftelser
Aktionærer, der har stemt elektronisk på en generalforsamling, skal modtage en bekræftelse på, at dennes stemmer er modtaget. Derudover kan aktionærer senest 4 uger efter generalforsamlingens afholdelse anmode om at modtage en bekræftelse på, at dennes stemmer er registreret og medtalt, medmindre oplysningerne allerede er gjort tilgængelige. I praksis vil det oftest være ejerbogsføreren (VP Securities A/S og Computershare A/S), der står for indsamling og opgørelse af stemmeresultaterne.
Nye forpligtelser for selskabet
Selvom opgaven med implementering af denne del af aktionærrettighedsdirektivet hovedsageligt ligger i formidlerkæden, bør selskaber nu i højere grad end tidligere have kontakt med deres aktieudstedende institut, blandt andet i forbindelse med koordineringen af udsendelsen af generalforsamlingsindkaldelsen.
Ligeledes bør selskaber i forberedelsesfasen til generalforsamlingen sikre, at ejerbogsføreren sender modtagelsesbekræftelser retur i formidlerkæden, og at der implementeres en procedure enten hos selskabet selv eller hos ejerbogsføreren for håndtering af anmodninger fra aktionærer om bekræftelse på, at deres stemmer er registreret og medtalt.
Vederlagspolitikken og vederlagsrapporten (SRDII)
Erhvervsstyrelsen har netop offentliggjort version 2.0 af vejledningen om selskabslovens krav til børsnoterede selskabers vederlagspolitik og vederlagsrapport. Vejledningen er opdateret i overensstemmelse med de erfaringer, som børsnoterede selskaber har gjort sig i forbindelse med udarbejdelsen af vederlagspolitikken, og opdateringerne vedrører blandt andet værdiansættelsen af aktiebaseret aflønning, indholdet af sammenligningsoplysningerne, revisors gennemgang af vederlagsrapporten samt andre mindre justeringer.
Vederlagspolitikken skal godkendes af generalforsamlingen ved hver væsentlig ændring og som minimum hvert fjerde år.
Vederlagsrapporten skal fremlægges til vejledende afstemning for første gang på den ordinære generalforsamling 2021.
Huskeliste
I forbindelse med den kommende sæsons generalforsamlinger bør man være særligt opmærksom på:
- Planlæg praktikken i god tid: Generalforsamlingens praktiske afholdelse bør planlægges i god tid – såvel afholdelsesform (fysisk, delvist eller fuldt elektronisk), afholdelsessted (mulighed for opdeling) og sikring af aktionærrettigheder (webcast, afstemning, spørgsmål m.m.). Generelt bør selskaberne have en plan A og B for at kunne sikre en smidig afvikling – uanset udviklingen i COVID-19.
- Elektronisk generalforsamling: Det bør overvejes, om man ønsker at gøre brug af solnedgangsklausulen og afholde generalforsamlingen fuldstændig elektronisk (kræver dog, at ledelsen anser det for umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at gennemføre generalforsamlingen fysisk), samt hvorvidt det ønskes at få en bred bemyndigelse til elektronisk generalforsamling ind i vedtægterne.
- Aktieudstedende institut: Selskaber skal i højere grad end tidligere have kontakt med deres aktieudstedende institut for at opfylde aktionærrettighedsdirektivets krav til udsendelse af information.
- Vederlagsrapport: Nye regler om vederlagsrapport træder i kraft for AGM 2021, hvor vejledende afstemning om vederlagsrapport skal på dagsordenen (SMV-selskaber har dog mulighed for blot at fremlægge til diskussion). Den seneste vejledning om vederlagspolitik og vederlagsrapport fra Erhvervsstyrelsen skal tages i betragtning ved udarbejdelse af ændringer til politik og rapport.
- Skadesløsholdelse: Det kan overvejes, hvorvidt man ønsker at inkludere bestemmelser om skadesløsholdelse i vedtægterne.
- Proxy advisors: På baggrund af den stigende brug af proxy advisors er det fortsat vigtigt at forholde sig til de såkaldte ’voting recommendation guidelines’ ved udarbejdelse af indkaldelsen.
Afslutningsvist vil vi gerne benytte lejligheden til at ønske alle en glædelig jul og en god generalforsamlingssæson!
Med venlig hilsen
Generalforsamlingsgruppen